زبان جدید تیم‌های نسل Z و نسل هزاره؛ ابزار مدیریت پروژه اجایل مانند میزیتو

در دفاتر و اداره‌ها در سراسر دنیا، انقلاب خاموشی در حال رخ دادن است که بدون شک روی شیوه‌ی مدیریت پروژه اثر می‌گذارد. نسل زد و نسل هزاره دو نسلی هستند که حالا بیشترین جمعیت کارکنان را به‌صورت جهانی به‌خود اختصاص می‌دهند و قوانین کارکردن، گردش کار و عملکردها را بازنویسی می‌کنند.

براساس مطالعه‌ی موسسه‌ی تحقیقاتی دیلویت Deloitte روی نسل زد و هزاره، این دو نسل را می‌توان خوش‌بین به آینده ارزیابی کرد. این مطالعه می‌گوید نسل زد تشنه‌ی قصد و علت (متفاوت با هدف)، انعطاف‌پذیری، سلامت روان و شفافیت دیجیتالی هستند. آنچه این دو نسل نمی‌خواهند شامل بروکراسی‌های طولانی و کاغذبازی منسوخ، جلسات بی‌پایان و رهبری بدون شفافیت می‌شود.

تغییر در اساس کار

مطالعه‌ی دیلویت تصویر واضحی از انتظارات و خواسته‌های نسل زد (Z) و نسل هزاره رسم می‌کند که بر اساس آن، ۹۰ درصد از کارکنان در رده‌ی سنی این دو نسل، رضایت شغلی را در گروی وجود Purpose یا به‌عبارتی هدفمند بودن کار و وظایف می‌دانند.

برای نسل زد معنا و مقصود انجام هر وظیفه مهم‌تر است

هدفمند بودن برای نسل زد به‌معنای فرضا رشد فروش یک شعبه نیست، بلکه بیشتر به‌جنبه‌ی علت و معلولی اشاره دارد. درواقع Purpose برای آن‌ها این معنا را دارد که چرایی انجام یک وظیفه را بدانند و به‌طور شفاف درک کنند که با انجام یک وظیفه چه تاثیری بر هدف اصلی که همان «رشد فروش» است، دارند.

بیش‌از نیمی از داوطلبان این مطالعه اذعان کردند که در صورت ازدست‌دادن شغل و درآمد، ظرف یک‌ماه دچار مشکلات مالی می‌شوند؛ با‌این‌حال، بازهم اولویتشان در انتخاب شغل شامل موارد زیر می‌شود:

از نظر اعداد ارقام، طبق گزارش دیلویت، ۴۰ درصد از کارکنان نسل زد و هزاره اکثر اوقات تحت فشار استرس قرار دارند و فقط حدود ۵۰ درصد از آن‌ها معتقدند که کسب‌وکار اثر مثبتی روی جامعه می‌گذارد.

این اعداد ناهماهنگی نسلی بین ساختار مدیریت سنتی و ارزش‌های نیروی انسانی جوان را برجسته می‌کنند. نیروی جوان می‌خواهد در تیمی کار کند که سریع، شفاف، انسانی و تطبیق‌پذیر است. آن‌ها در محیط کار به‌دنبال چرخه‌ای از بازخورد، خودمختاری و ابزارهای دیجیتال متنوع هستند. به‌همین دلایل است که متدولوژی‌هایی مثل اجایل، کانبان و اسکرام امروزه در قالب ابزارهایی مثل نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین میزیتو بیشتر مورد استقبال قرار می‌گیرند.

اجایل؛ چارچوب ذهنی برای نسل هزاره

روش مدیریت پروژه اجایل شیوه‌ی مدیریت کنترل بالا به پایین را با همکاری تکرارشونده جایگزین می‌کند. کار در چرخه‌های کوتاه انجام می‌شود و اهداف به‌صورت مکرر بررسی می‌شوند و بازخوردها به‌صورت دو طرفه بین تمام سطوح ردوبدل می‌شود.

برای نسل زد و نسل هزاره که از میکرومنیجمنت (Micromanagement) یا مدیریت ذره‌بینی گریزان هستند و در عین حال کار تیمی را دوست دارند، چنین ریتم کاری که در روش اجایل شاهدش هستیم، حس بهتری دارد، زیرا به آن‌ها حس مالکیت و تسلط بر کار را بدون اضطراب برای کمال‌گرایی، به‌همراه دارد.

نسل زد و نسل هزاره مدیریت ذره‌بینی را نمی‌پذیرند

مدیر پروژه می‌تواند با ظرفیت‌های موجود در برنامه میزیتو، اصول روش مدیریت اجایل را به تجربه‌ای شهودی تبدیل کند. برد وظایف در میزیتو را می‌توان برای مرحله‌بندی پروژه از لیست کارها گرفته تا لیست در حال انجام و کارهای انجام‌شده، مورد استفاده قرار داد. بنابراین، همه می‌دانند که کدام بخش در حال پیشرفت است، کدام وظیفه پیش نمی‌رود و مسئولیت آن با چه کسی است. بدین‌ترتیب، هیچ گلوگاهی پنهانی ایجاد نمی‌شود.

در میزیتو تیم‌ها می‌توانند وظایف را تقسیم کنند، تاریخ سررسید تعریف کنند، نظر بگذارند، فایل‌ها را اشتراک‌گذاری کنند و حتی بدون خروج از برنامه با سایر همکاران گفتگوی شخصی یا گروهی داشته باشند. چنین پلتفرم یکپارچه‌ای همکاری لحظه‌ای را ممکن می‌کند و نیاز شما به برنامه‌ی جانبی را برطرف می‌کند.

اسکرام در اجرا

روش اسکرام در مدیریت پروژه که از بستگان ساختارمند اجایل به‌حساب می‌آید، بر حرکت تمرکز دارد. اسپرینت‌های کوتاه (Sprint) بازخوردهای منظم و نتایج شفافی خلق می‌کنند که متعاقبا مشارکت را افزایش می‌دهد.

داشبورد میزیتو برنامه‌ریزی اسپرینت و اجرای اسکرام را آسان‌تر می‌کند، تیم‌ها می‌توانند اهدافشان را تعریف کنند، میزان پیشرفت را اندازه‌گیری کنند و در پایان هر چرخه نگاهی به گذشته‌ی فرایند داشته باشند. کارکنان به‌جای انتظار برای بررسی‌های سالانه، به‌صورت متناوب گزارش‌هایی از تاثیر وظایفشان روی چشم‌انداز و اهداف اصلی پروژه دریافت می‌کنند.

برای نسلی که با بازخوردهای سریع و نوار پیشرفت (Progress bar) درون بازی‌ها بزرگ شده‌اند، شفافیتی که برنامه‌هایی مثل نرم افزار میزیتو فراهم می‌کند، بهترین روش انگیزشی محسوب می‌شود و هر بار که در انجام وظیفه‌ای وقفه‌ای ایجاد شود، شفافیت به تیم کمک می‌کند که فورا عیب‌یابی را انجام دهند.

کانبان برای شفافیت و آرامش

گزارش دیلویت از فرسودگی شغلی و فشارهای روانی به‌عنوان مشکلات مزمن بین کارکنان نسل زِدی و هزاره‌ای یاد می‌کند. در پاسخ به این وضعیت، مدیران پروژه می‌توانند از روش کانبان کمک بگیرند و برای از اعضای بورد پروژه بخواهند که قبل‌از اتمام وظایف، وظیفه‌ی دیگری را برندارند.‌

طبیعت بصری بورد کانبان نقشه‌ی ذهنی از گردش کار در سراسر تیم فراهم می‌کند که باعث می‌شود استرس کارکنان به‌واسطه‌ی شفافیت کاهش چشمگیری داشته باشد.

نیازهای نسل زد در محیط کار

نسل زد در وهله‌ی اول در محیط کار به‌دنبال رهبری قابل اعتماد است. آن‌ها انتظار دارند که مدیران تصمیمات شفافی بگیرند و برای دریافت بازخورد روی باز داشته باشند و از سلامت روان حمایت کنند.

میزیتو علاوه‌بر ابزار مورد نیاز برای ترسیم نقشه راه پروژه و مدیریت آن، ابزار درونی تحلیلی برای گزارش‌گیری برای مدیران فراهم می‌کند که دقیقا روی شفافیت، با حفظ حریم شخصی، متمرکز است. متریک پیشرفت، نمودار خط زمانی، مانیتورینگ پروژه، پرونده مشتریان، صورت‌جلسه‌ها و اعضا را ارائه می‌کند.

ابزار مانیتورینگ در برنامه مدیریت پروژه میزیتو با هدف کاهش فرسودگی شغلی بهینه شده است

ابزار مانیتورینگ در میزیتو به مدیر امکان می‌دهد تا فرسودگی شغلی را با تحلیل داده‌ها شناسایی کند و در عین حال به کارکنان و اعضای میزکار حس زیرنظر گرفته‌شدن نمی‌دهد و حریم شخصی‌ آن‌ها نیز محفوظ می‌ماند.

فرهنگ داده‌محور در مانیتورینگ حس امنیت روانی مورد انتظار نسل جوان را پاسخ می‌دهد. در فضای کاری میزیتو داده‌ها در رشته‌ی ایمیلی مخفی نیست و به‌صورت داده‌هایی ملموس با کمک ابزارهای بصری برای هر کاربر متناسب‌با سطحش نمایش داده می‌شود. چنین رویکردی، «همکاری» را جایگزین «کنترل» می‌کند و درنهایت بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

هدفمندی، پایداری و نظم

نسل جوان همان‌طور که گفته شد، به اهداف معنادار در محیط کار نیاز دارند. آن‌ها می‌خواهند ببینند که چگونه یک وظیفه‌ی کوچک روزانه‌ی آن‌ها به دستیابی به اهداف بزرگ از منظر اجتماعی، محیطی و فرهنگی کمک می‌کند. فرقی نمی‌کند که سازمان شما هدف پایداری و ثبات را دنبال می‌کند یا برای بهبود تجربه مشتریان تلاش می‌کند، تمام اعضا می‌توانند پیشرفت روزانه‌ی خودشان را ارزیابی کنند.

آینده‌ی کار؛ محلی و اجایل است!

درحالی که برندهای جهانی از ابزاری مانند آسانا و کلیک‌آپ استفاده می‌کنند، میزیتو ابزار مدیریت پروژه جایگزین محلی را متناسب با نیاز کاربران ایرانی و منوی فارسی ارائه می‌دهد. این برنامه بهترین روش‌های مدیریت پروژه یعنی اجایل، اسکرام و کانبان را ارائه می‌کند، و در نسخه‌ی سروری امکان ذخیره‌ی داده‌ها به‌صورت محلی را به مالک می‌دهد.

در دورانی که آینده کار علاوه‌بر سرعت، به همدلی نیاز دارد، میزیتو فراتر از یک نرم‌افزار ظاهر می‌شود و پلی میان کارکنان و مدیران و میان نسل‌ها می‌سازد. این پلتفرم مدیریت پروژه به رهبران ساختاری را می‌دهد که لازم دارند و به کارکنان آزادی و شفافیتی را می‌دهد که طلب می‌کنند.

مطالعه‌ی دیلویت در پایان با یک هشدار و یک وعده تمام می‌شود: سازمان‌هایی که انتظارات کارکنان نسل جدیدشان را نادیده می‌گیرند، خود را در معرض از ریسک از دست دادن پویاترین نیروهای با استعداد، قرار می‌دهند؛ اما سازمان‌هایی که به این نشانه‌ها توجه می‌کنند، سریع‌تر به موفقیت خواهند رسید.

اجایل فقط یک متدولوژی نیست، بلکه چارچوب ذهنی به‌حساب می‌آید و میزیتو این چارچوب ذهنی را به واقعیت تبدیل می‌کند تا همکاری تبدیل به یک فرهنگ شود و پروژه‌ها هدفمند دنبال شوند.

میزیتو جایی برای حرکت تیم‌های مدرن در کنار یکدیگر! همین‌حال با عضویت در میزیتو اولین میزِکار خود را راه‌اندازی کنید.

نظرات

خانواده ما